Нарибаев К.Н., Джумамбаев С.
Менеджмент: Учебное пособие. -Алматы: Казак университетi, 1999. -139 с.
ГЛАВА II. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ КАК ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИИ.
Системный подход к характеристике организации
Объектом управления являются организации, т.е. социальные институты общества в форме частных и государственных фирм, государственных учреждений, общественных объединений, учреждений культуры, образования и т.п. В науке управления до сих пор отсутствует цельная комплексная теория формирования и функционирования организации, хотя она является предметом изучения самых разнообразных наук. Теория и практика управления, синтезируя достижения различных наук, стремится выработать единые принципы организационного управления.
В литературе по управлению принято производственно-хозяйственные организации, "организации бизнеса" относить к объектам исследования наивысшей сложности - к классу социально-экономических систем. В этой связи важно рассмотрение организации на основе системного подхода
Надо отметить, что термин "организация" обычно употребляется в двух значениях:
1. Организация как рациональное сочетание всех элементов определенного объекта в пространстве и времени таким образом, чтобы каждый из них содействовал успеху деятельности всего объекта.
2. Организация как сам объект, обладающий сложной, определенным образом упорядоченной внутренней структурой.
Термин "организация" здесь употребляется во втором значении. И в этом значении организация представляет собой сложную динамическую социально-экономическую систему, состоящую из совокупности элементов, образующих единое связное целое.
Системный подход к организации предусматривает рассмотрение как специфических отдельных элементов организации, так и тех новых свойств и качеств, которые присущи организованной совокупности этих элементов в целом. При этом каждый элемент должен рассматриваться в отношении ко всем другим; изменение в одном из элементов в большей или меньшей мере влияет на все остальные. Следовательно, данный подход к характеристике организации состоит также в выявлении взаимосвязей между элементами системы.
Важная особенность организации как системы - ее взаимоотношение с внешней средой (окружением), под которой понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние.
В отличие от внутренней среды, выражающей отношения внутренних составляющих системы, для характеристики связи организации требуется точно выделить входы и выходы системы, а также описание компонентов внешней среды, оказывающих существенное влияние на систему. При этом нужно иметь в виду, что внутренняя среда организации находится под сильным влиянием ее окружения. Внутри организации ей отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с теми или иными составляющими внешней среды. Организацию как систему характеризует направленность ей функционирования и ее развития. Она служит формой проявления причинно-следственных отношений развития и функционирования системы и выражается в стремлении: к достижению наиболее желательного регулятора деятельности. Сложность организаций обуславливает их многоцелевой характер. Сведение всего многообразия целей к единому измерителю не всегда состоятельно для решения конкретных практических задач. Поэтому приходится рассматривать раздельно крупные классы целей, обусловленных политическими, экономическими, техническими, социальными и другими факторами. Соответственно цели могут быть производственно-экономическими, научно-техническими, социальными и т.п.
Все эти типы целей неразрывно связаны между собой, однако в интересах рациональной организации управления можно только условно • рассматривать их как более или менее обособленные.
Разделение организации как сложной системы на относительно самостоятельные подразделения требует постановки множества специфических целей перед каждым из таких подразделений. Эти цели, взаимно дополняя друг друга, могут иметь различную формулировку, но по социально-экономической сути они не являются противоречивыми.
Организация как система представляет собой также механизм для решения проблем, возникающих в связи с необходимостью достижения определенных целей. Это значит, что ее функции и внутренняя структура должны быть прямо и непосредственно увязаны со структурой целей. Если данная организация является элементом системы более высокого порядка, то она становится в той или иной степени управляемой и контролируемой подсистемой. Так, предприятие может быть подсистемой отделения, которое входит в качестве подсистемы в фирму. Само предприятие может быть системой более высокого порядка по отношению к составляющим его цехам и участкам, которые станут по отношению к нему подсистемами и т.д.
Отсюда цели организаций должны быть увязаны с целями вышестоящих систем. В этом смысле любую цель нижестоящего уровня нужно рассматривать как промежуточную, как средство достижения конечных целей вышестоящей системы. Таким образом, система целей организации образует иерархическую структуру - дерево целей, которое служит важнейшей основой формирования структуры управления.
Структура управления организации характеризуется составом и взаимосвязями подразделений аппарата управления, соотношением полномочий, ответственности и подчиненности между работниками.
Наконец, организации представляют собой самоорганизующиеся, саморегулирующиёся системы, настраивающиеся на достижение целей, которые определяют ее существование. Существование любой системы оправдано до тех пор, пока актуальны цели, во имя которых она создана. Во всякой саморегулирующейся системе можно различить две в известной мере самостоятельные части - подсистему управляющую и подсистему управляемую. Связь, коммуникации между ними осуществляются в виде команд от управляющей подсистемы к управляемой, а от управляемой к управляющей - в виде сообщений об исполнении команд.
Задача управляющей подсистемы - вырабатывать и реализовывать решения, которые обеспечили бы достижение целей, стоящих перед системой. Поскольку в сложной динамической системе состояние взаимосвязи элементов постоянно изменяется, управляющая подсистема должна четко реагировать на эти изменения. Однако и управляемая подсистема не является пассивной. Благодаря обратной связи она побуждает управляющую искать оптимальный вариант решений применительно к реально сложившейся обстановке.
2.2. Характеристика внутренней среды организации
Представление об организации как о системе, состоящей из управляющей и управляемой подсистем, или из объекта и субъекта управления, связанных между собой определенного рода информацией является наиболее общим и простым. В современных теориях организации нет единого общепринятого метода анализа внутреннего построения организации: сколько авторов, столько и мнений. Но объединяющей чертой исследований последних лет является предпосылка, что единственный разумный способ изучения организации состоит в том, чтобы изучать е6 как систему, и что изучение системы должно опираться на метод анализа, включающий в себя одновременные изменения взаимозависимых переменных.
Внутренняя среда организации определяется как органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура.
В переводном учебнике американских авторов М. Мескона и др. "Основы менеджмента" организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из следующих внутренних переменных: цели, структура, задачи, технология и люди.
Цели. Организация рассматривается как многоцелевая система. Вместе с тем в ряде случаев целесообразно формулировать и общую генеральную цель организации, которая определяет ее главную задачу на определенном этапе функционирования. Генеральная цель (иногда ее обозначают как миссию) предопределяет ее назначение. Наряду с генеральной целью как производная от нее формулируется многоступенчатая система целей, определяющая характер деятельности основных функциональных блоков и подразделений в организации. Система целей имеет структуру связного незамкнутого графа, не имеющего циклов (дерево целей) (рис.2.2.).
Каждый уровень дерева целей может быть сопоставлен с соответствующим уровнем управления в организации. Однако не следует считать, что дерево целей автоматически определяет состав и подчиненность подразделений и руководящих должностей в аппарате управления, хотя выделение подразделений должно происходить исходя из однородности целей, которые перед ними ставятся. При этом наряду с целями статус подразделений и его руководителя определяется объемом деятельности, который необходим для достижения цели, степенью сложности и важности вытекающих из ней задач и другими факторами. Для построения и функционирования организации важное значение имеет формулировка совокупности главных целей. Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, процессов и подпроцессов. И в зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные действия и процессы могут занимать в ней ведущее место. Некоторые процессы, осуществляемые в широком масштабе в одних организациях, в других могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольших размерах. И в зависимости от этого, а также от специфических задач и конкретной ситуации, сложившейся на определенных стадиях функционирования, формируются цели организации. Так, применительно к современному машиностроительному предприятию, как организации, можно было бы выделить следующие главные цели - научно-технические, производственные, экономические и социальные.
Формулирование этих целей позволяет выделить соответствующие крупные блоки управления. Главные цели служат основой для конкретизации целей следующих уровней, по которым организация структурируется более подробно. При этом цели подразделений внутри одной организации могут сильно различаться. Из-за этих различий в целях руководство должно прилагать усилия по их согласованию, координации.
Основным направляющим моментом при этом следует считать приоритет общих целей организации. Цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.
Система целей на сегодня рассматривается в качестве одного из основных инструментов рационального построения структур с помощью различных методов, выработанных теорией и практикой управления.
Структура. Перед любой организацией стоит задача формирования и развития структуры управления как средства целенаправленной координации усилий всех элементов, образующих эту организацию. Структура управления должна устанавливать четкую взаимосвязь различных видов деятельности внутри организации, подчинив их достижению определенных целей. Конечным результатом организационной системы является повышение эффективности производства. Простая сумма машин, сырья и людей - это еще не организация. Предприятие может увеличить свою производительность, лишь улучшая способы комбинирования этих ресурсов. Каждая система должна быть структурирована для эффективного функционирования. Чтобы эффективно обеспечивать достижение установленных целей, необходимо понять структуру каждой выполняемой работы, всех подразделений и организации в целом.
В большинстве организаций структура оформлена таким образом, что каждое подразделение и, в свою очередь, каждый работник специализируется на определенных областях деятельности.
Рациональное разделение труда зависит как от абсолютного объема выполняемых работ, так и от необходимого уровня знаний отдельных работников в разных областях деятельности, их квалификации. При разработке организационной структуры одним из главных является вопрос о том, в какой степени следует осуществлять разделение труда, имея в виду преимущества специализации.
Внутри организации выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда производится с помощью дифференциации функций в организации и состоит из следующих элементов:
И определение работы, т.е. сведение отдельных задач в конкретные однородные виды работ и установление связей между ними. При этом каждая работа может исполняться одним или различными лицами, занимающими определенные должности в организации;
• охват управления, т.е. определяется число подчиненных, которые отчитываются перед соответствующими руководителями;
• функционализация организации, т.е. установление набора разнообразных задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации;
Ю разделение организации на структурные части - отделы, сектора, бюро, цех, участки и другие подразделения.
Поскольку работа в организации делится на составляющие части, кто-то должен координировать, согласовывать деятельность всех частей системы посредством вертикального разделения труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
При этом важно учесть степень обособления функций управления. Можно выделить следующие этапы обособления функций:
I. Объем управления невелик. Например, в малых организациях не имеется четко выделенной группы управляющих. Типичный пример - бригада, где бригадир выполняет управленческие обязанности как часть своей основной работы.
II. Объем управления таков, что появляется руководитель, целиком занятый управленческой деятельностью. Например, мастер уже сам физически не работает, а только управляет работой других.
III. Объем управленческих работ достигает такой величины, что появляется линейная иерархия, группой мастеров руководит управляющий мастерской.
IV. Сложность управленческой деятельности становится такой, что оказывается не под силу одному человеку, и в управлении появляется разделение труда, его работники специализируются. В управлении выделяются плановики, учетчики и т.д. V. Объем работ по специальным функциям управления такой большой и число работников, занятых специальными работами, так велико, что возникает потребность в иерархии внутри каждой специализированной группы работников. Внутри плановой службы появляются начальник, отделы и т.д.
VI. В ходе специализации от некогда единого управления обособилось так много специализированных видов деятельности, что наконец появляется руководство. Это особый, отличный от любой специализированной работы вид деятельности, задачи которого состоят в том, чтобы синтезировать, объединять все выделившиеся функции, координировать их деятельность.
Объективная ограниченность возможностей любого руководителя делает важной иерархическую организацию. Руководитель может уменьшать свою рабочую нагрузку, делегируя ед на стоящий ниже уровень, однако одновременно возрастает нагрузка, имеющая характер контроля выполнения работ. Потребность в следующем уровне иерархии появляется при повышении объема работ по контролю над возможностями руководителя. Число лиц, подчиненных одному руководителю, обычно именуется "сферой контроля" или "сферой управления", или "масштаб управляемости", или "диапазон и сфера руководства".
Не существует общих правил, которые можно было бы использовать для определения надлежащей "сферы управления" в каждой ситуации. Это зависит от различных обстоятельств - от способности руководителя налаживать связи с подчиненными ему сотрудниками, характера выполняемых функций, территориального расположения подразделений, квалификации и опыта служащих, форм контроля и координации, от характера настроя неформальных групп и др.
Доказано, что число отношений в которых находятся люди в пределах данной сферы, больше числа подчиненных. В. Э. Грайчунас разработал следующую формулу, которая применяется для определения числа потенциальных контактов руководителя с различным числом работников, ответственных перед ним:
C= n[2n-1 +n-1]
где: n - число работников, ответственных перед руководителем; С - число потенциальных связей.
С ростом числа подчиненных быстро растет число потенциальных связей. Если предполагается увеличить "сферу управления" какого-то руководителя, следует принимать во внимание потенциальные связи, которые могут установиться у него с подчиненными.
Решение. о целесообразном числе уровней в иерархии организационного управления, о количестве подчиненных у каждого руководителя - один из центральных вопросов формирования структуры управления.
Характер организационной деятельности обуславливает существование различных вариаций в иерархических уровнях и структуре в целом. Объем и характер деятельности руководителей различаются в зависимости от того, стоят ли они во главе производственного предприятия, банка, вуза или НИИ. Различия в деятельности руководителей существуют и между подразделениями одной организации. Изменение организационной деятельности во времени также может отразиться на иерархии в сфере управления.
Хотя точных и удовлетворительных количественных показателей масштаба управляемости не найдено и, видимо, не существует идеальной сферы контроля.
Итак, в современных крупных организациях, в которых имеет место разделение деятельности как по горизонтали, так и по вертикали, появляется насущная необходимость в их координации для достижения целей организации, в том числе за счет построения структуры, т.е. логических взаимоотношений уровней управления и функциональных областей деятельности.
Задачи. Задача (или нормо-работа) - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются должности, их выполнение обеспечивает достижение целей организации. Задачи организации бывают трех категорий: работа с людьми, предметами, информацией. Работа рабочего состоит из работы с предметами, в то время как мастер работает с людьми, а, допустим, бухгалтер имеет дело в основном с информацией. Характерными чертами работы являются повторяемость данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. С этой точки зрения, современная операция, выполняемая рабочим, носит монотонный, повторяющийся характер и требует затрат времени, исчисляемого секундами. В то же время работа управленца менее монотонна, носит все более творческий характер от низшего уровня к высшему и может требовать все больших затрат времени. Наконец, имеет место все большее дробление работы на составные части, происходит дальнейшее углубление специализации труда, приводящее к снижению затрат на производство и повышению прибыли.
Технология. В узком смысле под технологией обычно понимают нечто, связанное с изобретениями, машинами. В широком смысле технология означает способ, который позволяет с помощью квалификационных навыков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний преобразовывать исходные материалы в желаемый на выходе продукт.
В зарубежной литературе различают три крупных переворота в технологии: промышленную революцию, стандартизацию и механизацию, применение сборочных конвейеров.
В настоящее время все больше говорят о революции, вызванной современной информационной технологией. Различие между ней и предыдущими технологиями состояло в том, что предыдущие технологии были преобразователями энергии, продолжением действий рук и мускулов работающего человека и считались его инструментом и помощником, тогда как современная информационная технология является продолжением работы мозга человека и его партнером или даже его руководителем. Поэтому современная информационная технология считается технологией управления. Там, где труд специализирован, сложилось грубое разделение труда между теми людьми, которые заняты выполнением заданий, непосредственно связанных с выпуском продукции предприятия, и теми, кто занят координацией и управлением (контролем) деятельности других.
Промышленная революция коснулась людей, выполняющих задания первой группы - фабрично-заводских рабочих, некоторых видов канцелярских работников. Управленческая группа, включая директоров и штатных специалистов, не испытывала особого влияния до тех пор, пока не появилась информационная технология. В наше время технология, появление компьютеров, прежде всего, оказало влияние на канцелярских работников.
Использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов в производстве стимулировало дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно стандартизация в сочетании с механизацией служит основой массового производства товаров и услуг.
Применение движущихся сборочных конвейерных линий при производстве сложной продукции способствовало резкому сокращению затрат времени на ее производство. Рабочие, занятые на этой линии, были чрезвычайно узко специализированы.
Три коренных изменения в технологии, выразившиеся в механизации, стандартизации и сборочных конвейерах, оказали глубочайшее воздействие на характер и содержание задач, на управление в целом, что в конечном счете отразилось на повышении эффективности организации.
Люди. Построение системы управления производственной организацией - это прежде всего налаживание взаимодействий и отношений людьми, выполняющими производственные и управленческие операции, необходимые для достижения поставленных перед организацией целей.
Специфика организации как социальной системы состоит в том, что на всех этапах процесса управления человек и его отношения в группе играют решающую роль. С одной стороны, процесс труда занимает центральное место при выполнении материально-производственных функций, что делает людей основным объектом управления, с другой - в деятельности руководящих работников, подготавливающих и принимающих решения, субъективно опосредствуются все реальные процессы производства и управления.
Все элементы системы управления в производственных организациях приобретают специфическую, присущую лишь социальным системам форму реализации. Прежде всего это касается формулирования целей. В социальных системах цели - это, прежде всего, отражение человеческих потребностей, которые будучи осознанными, превращаются в интересы, а затем и в установки к действию. Эти потребности и интересы находятся в непрерывном развитии. Люди творчески относятся к формированию и удовлетворению своих потребностей, непрерывно сопоставляя их с потенциальными возможностями и тенденциями материального мира, а также с той макро- и микросредой, в которой они функционируют.
Большую роль в поиске путей достижения и реализации целей играет человеческое поведение, которое является величиной переменной. Современная деятельность людей в группах, организациях - источник больших внутренних возможностей повышения производительности без каких бы то ни было специальных затрат ресурсов. И реализация этих возможностей зависит как от способностей людей выполнять возложенные на них задачи, так и от их внутренних мотивов, стимулов, заинтересованности. Поэтому предугадать "технологию" выполнения человеком своей работы можно лишь приближенно. Люди, формально имеющие одну и ту же квалификацию и опыт, могут выполнять одни и те же работы разными способами с существенно различной производительностью. Отсюда возникает проблема правильного подбора людей, развития у них необходимых навыков, квалификации, способностей сознательности и т.п. сообразно решаемым задачам и складывающимся обстоятельствам. Не менее важное значение имеет человек и при реализации принятых решений. Прежде чем будет выполнено определенное действие для достижения заданных целей, оно должно пройти сложные преобразования в психологии человека. Потребности человека осознаются в виде интересов, желаний, индивидуальных и групповых стремлений, на основе которых у него формируются мотивы (побуждения, решения, установки (практическая готовность) к действию). При соответствующих объективных условиях они воплощаются в реальности.
Специфическую форму в организациях как социальных системах приобретает информация, связывающая воедино различные блоки системы управления. Информация, используемая людьми, имеет особую форму выражения в виде обмена суждениями, умозаключениями, идеями, знаниями.
Использование информации в управлении основывается на опыте людей, т.е. на ранее накопленных сведениях, как в виде научных знаний, статданных и т.д., так и в виде практических навыков. В системах управления важна не только объективная содержательная сторона информации, но и ей относительная субъективная пригодность для принятия решения в данной управленческой ситуации, в данном месте и в данный момент.
В управлении конкретными организациями объектом социального управления являются межгрупповые и межличностные отношения. Для эффективного функционирования организации важнейшее значение имеет не только формальное регламентирование работы организации, которое позволяет четко распределить обязанности, права и ответственность, служебные связи между членами организации, определить социальную роль каждого члена или подразделения, но и неформальная сторона, проявляющаяся в реально существующих, но организационно не оформленных межличностных связях, отношениях, контактах, взаимной поддержке и выручке членов организации и т.п.
Особенно сильны неформальные связи и отношения в малых группах, в которых важное значение приобретают психологические неформальные аспекты их деятельности. Важность неформальных организационных отношений в управлении придает особое значение применению достижений социологии, психологии, личным качествам, искусству руководства, морально- этическим принципам поведения членов организации. Моральная атмосфера в организации и ее подразделениях, стиль управления, воспитание в людях честности и требовательности к себе и другим, доверие и строгая ответственность - все это является характеристикой высокоэффективной организации.
2.3. Взаимосвязанность внутренних переменных организации
Названные выше пять переменных величин находятся в полной взаимозависимости. Изменение одной из них непременно повлечет за собой изменение других. Для теоретиков управления интерес представляет описание сущности (природы) этих взаимосвязей, которое послужило бы для практических руководителей ориентиром в сложной проблеме планирования и осуществления необходимых изменений в организационной структуре.
При исследованиях организации большинство теоретиков обычно склонны выделять одну из пяти переменных, несмотря на то, что они обычно признают, что без сомнения другие переменные также имеют отношение и также важны.
Взаимосвязь переменных видна уже из того, что, если какая-то группа не выполняет то, что положено, то в виду этого изменятся не только еЬ цели, но и цели многих других групп. В наше время - время автоматизации, внедрения компьютеров и других научно-технических достижений в производство
технология становится одной из существенных переменных. Но это не должно приводить к пренебрежению структурой или нуждами людей, к отступлению их на второй план.
Джоан Вудворд в своих исследованиях построила классификацию 100 английских компаний на три типа в соответствии с используемой производственной технологией:
1. Производство продукции мелкими партиями или единицами. 2 . Производство большими партиями, или массовое:
3. Непрерывный процесс. В работе с единичными объектами выпуска (таких, как работа коммивояжера или столяра), ответственность за качество нес сам работник, который обычно имел достаточно высокую квалификацию. Но по мере того, как технология становилась более сложной и объединенной в единое целое, менеджер переходил от управления отдельными лицами и группами к управлению процессом.
Другие исследования подтвердили ту точку зрения, что при единичном производстве может быть необходимость в дружеской атмосфере и любезном поведении, в то время как в массовом производстве или при непрерывных процессах осуществить это может оказаться слишком трудным. Имеется ввиду, что менеджер-лидер должен учитывать тот факт, что доминирующая технология влияет на то, что он может и должен делать.
Один из классических примеров того, как изменение технологии повлияло на работоспособность рабочих и моральное состояние, имел место в Великобритании. Поскольку горнодобывающая промышленность работала плохо, было решено перейти от "коротко-забойной" к "длинно-забойной" технологии. При коротких забоях люди работали небольшими группами, насчитывающими от двух до восьми человек, причем группу собирали сами рабочие, а работа шла на небольшом участке рудника, в основном с помощью кайла и лопаты. Они работали рядом друг с другом, характер работы часто менялся, взаимопомощь играла большую роль, и данный участок работы представлял собой самостоятельный объект. Рабочим платили по сдельной бригадной системе. Все это изменилось при переходе к "длинно-забойной" системе, в которой бригады включали от 40 до 50 горняков, занимающих забой примерно в 200 метров длиной. Труд каждого был специализирован. Было мало переходов от работы к работе, и возможность взаимодействия была таюке ограниченной.
Оплата основывалась на бригадной выработке. Каковы же были результаты? Что касается менеджеров, гораздо больше времени и энергии тратилось на координацию и надзор за работой бригад и на то, чтобы иметь дело с непредвиденным обстоятельством в процессе роботы. Что касается рабочих, то производительность труда 'не повысилась, зато усилилось чувство изолированности и удрученности. Наконец, был найден компромисс, при котором имела место "длинно-забойная" технология с небольшими тесно сплоченными группами.
Исследования в угледобывающей промышленности показали, что организации должны рассматриваться как социотехнические системы, т.е. состоящие из двух подсистем - социальной (включающей людей) и технической (включающей все другие переменные организации). Попытки одновременно рассматривать изменения в обеих подсистемах во взаимосвязи позволили достичь поставленной цели.
2.4. Внешняя среда организации
В предыдущем параграфе организация рассматривалась изолированно, вне взаимодействия с окружающей средой. Между тем важнейшей особенностью организации является то, что она всегда рассматривается как элемент системы более высокого порядка (суперсистемы).
Под внешней средой, окружением понимается все то, что находится вне организации и оказывает на нее существенное влияние. Однако если система, испытывая также влияние, может сама достаточно сильно воздействовать на какой-либо внешний элемент, такого рода управляемый компонент следует относить не к среде, а включать в саму систему.
Системный подход к организации требует выделения входов и выходов, связывающих ее с внешней средой (в отличие от внутрисистемных связей, выражающих отношения внутренних компонентов системы). Это вызывает необходимость определенным образом описывать внешнюю среду организации, выделяя в ней те компоненты, которые существенны с точки зрения их влияния на систему.
По степени влияния на организацию можно выделить факторы прямого воздействия (или непосредственно деловое окружение) и факторы косвенного воздействия (общее окружение). К факторам прямого воздействия относятся поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные и общественные органы, регулирующие различные стороны деятельности организации.
К факторам косвенного воздействия относятся политические, экономические, социокультурные, научно-технические, природные, международные и др. факторы.
Для стран с трансформирующейся экономикой особая роль принадлежит политическим и экономическим факторам, определяющим стратегический курс развития организаций. Поскольку им является формирование рыночной экономики, постольку организации принадлежит решающая роль в управлении процессами ее взаимодействия с окружающей средой. Эффективный менеджмент может иметь место тогда, когда всесторонне и полно учитываются характерные особенности внешней среды.
Важной характеристикой внешней среды является взаимосвязанность факторов, т.е. изменение любого из факторов влечет изменение и остальных. В качестве хрестоматийного примера здесь часто используют пример с нефтяным кризисом в западных странах в 1973-74 гг., когда страны ОПЕК резко повысили цены на нефть. В результате снизились поставки нефти, что повлекло за собой повышение цен на все виды продукции и принятие целого ряда правительственных решений по рационированию расхода топлива, увеличению налога на сверхприбыли и др. В свою очередь профсоюзы потребовали компенсации потерь в реальной заработной плате. Производство больших крупногабаритных автомобилей стало нерентабельным, бесперспективным. Для многих организаций выживание в таких условиях стало связано с тем, насколько, или правильно, оценивается внешнее окружение и понимается взаимосвязанность различных факторов.
При этом нужно иметь в виду не только то, что внутренняя структура организации находится под сильным влиянием ей окружения, но и то, что отдельные компоненты внутренней среды могут иметь самостоятельные связи с тем или иным фактором внешней среды.
Одной из характеристик внешней среды является ее сложность, под которой понимается число факторов, оказывающих влияние на организацию, а также уровень вариабельности каждого из факторов. Для сравнения можно взять два предприятия - хлебозавод и машиностроительное предприятие. Спектр факторов - исходные материалы, продукция, технология, специалисты и др., - влияющих на организации и их вариабельность значительно шире у машиностроительного предприятия, и следовательно управлять им существенно сложнее, чем хлебозаводом. Следующей характеристикой внешней среды является ей подвижность, т.е. скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Большую подвижность внешней среде придают прежде всего достижения науки и техники. Однако для разных организаций подвижность внешней среды различна. Так, быстрые изменения происходят в сфере производства микроэлектроники, компьютеров, аэрокосмической промышленности. И сравнительно менее заметные изменения происходят в мебельной, пищевой, строительных материалов и других отраслях.
И, наконец, ешь одной характеристикой внешней среды служит ей неопределенность, которая является функцией количества информации о факторах окружения и ее надежности. Чем меньшим объемом информации об окружении располагает организация и чем менее она точна, тем неопределенность внешней среды возрастает. И чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать правильные, эффективные решения. Таким образом, знание и учет вышеназванных характеристик внешней среды является необходимым условием не только развития адаптивности организации к внешней среде, но и возможности влиять на нее в желательном направлении.
Все вышеназванные характеристики внешней среды описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Ценность системного подхода состоит в комплексном рассмотрении организации и условий, в которых она функционирует. Системный подход не допускает одностороннего подхода и рассмотрения ограниченного числа факторов. Он требует сбалансированности и тесной взаимосвязанности всех слагаемых организации.
При изучении многих теоретических и практических проблем управления организацию рассматривают как большую систему, в которой все внутренние и внешние связи не могут быть охвачены в едином описании. Следовательно, изучение факторов внешней среды необходимо осуществлять путем последовательного перехода от одного фактора к другому. Поэтому остановимся более подробно на каждом из них.
Поставщики. Как уже было сказано, организация в самом общем представлении - это механизм преобразования входов в выходы. В качестве входов для производственной организации служат материально-технические и энергетические ресурсы, капитал и рабочая сила. Необходимость учета характеристик окружающей среды видна уже из того, что успешная стабильная деятельность организации будет зависеть от того, в какой мере она при формировании сети поставок различных ресурсов примет во внимание их взаимосвязанность, подвижность и другие характеристики. Так, например, изменения в количестве и качестве ресурсов рабочей силы могут диктовать соответствующие изменения в организации. Применение автоматизированных процессов может быть вызвано уменьшением в поставках рабочей силы. Изменения в технологии работ в угольных шахтах и разведения табака в свое время были вызваны нехваткой рабочей силы. Изменения в поставках материалов могут быть вызваны заменой одного вида материала другим. Чулки из вискозы и изделия из синтетического каучука являются прямыми результатами нехватки сырьевых материалов, вызванных войной. Трудно перечислить все возможные изменения в поставках ресурсов, которые стимулируют изменения в организациях. Однако этих возможностей очень много, и с ними необходимо считаться.
Для успеха организации нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Потенциальными инвесторами могут служить банки, средства из бюджета, акционеры, частные лица и т.д. Инвестиции ими вкладываются лишь в том случае, если им гарантируется прибыль. И неохотно выдают, а то отказывают тем организациям, деятельность которых сопряжена с большим риском.
И, наконец, без кадров, имеющих соответствующую квалификацию и способных привести в движение материалы, капитал и технологию, невозможна эффективная деятельность организации. Современный этап развития промышленных организаций характеризуется недостатком высококвалифицированных кадров, в том числе и менеджеров. Поэтому подготовка и повышение квалификации рабочих и управленческих кадров считается одной из эффективных сфер приложения инвестиций.
Наличие профсоюза в организации свидетельствует о том, что необходимо считаться с еще одной переменной внешней среды, с которой должны быть проведены переговоры и заключены тарифные соглашения, коллективные договоры и т.д.
Потребители. В теории управления существует точка зрения, что единственной подлинной целью бизнеса является создание потребителя. В ней заключен большой смысл - выживание и успех организации во многом обусловлен ее способностью находить потребителя своей продукции или услуг. Потребители, решая вопрос о том, какие товары или услуги и по какой цене им желательны, определяют для организации успешность ее деятельности. Ориентируя свою деятельность на определенные группы потребителей, организация учитывает тем самым взаимодействие и свою зависимость от данного фактора внешней среды.
Конкуренты. Руководитель организации заинтересован в соответствующей реакции на изменения на рынке сбыта. Конкуренты выбрасывают на рынок новые виды продукции, расширяют свою рекламу, снижают цены на свои товары или увеличивают объем обслуживания клиентов. В любом случае необходима ответная реакция, если руководитель не хочет, чтобы уменьшились прибыли и его доля на рынке. В то же время происходят изменения во вкусах и доходах клиентов. Продукция фирмы может более не привлекать клиентов, т.к. они могут позволить себе приобретать более дорогие, более высококачественные модели этого же вида продукции.
Если не приспосабливаться к новым условиям рынка, то такой руководитель, изолированный от реального мира, вскоре столкнется с недовольством акционеров.
Во многих случаях успех организации зависит от того, как выглядит ее продукция по своим потребительским качествам и цене по сравнению с продукцией конкурентов. Сегодня конкуренция цен на продукцию нередко заменяется конкуренцией ее качества. В истории можно привести массу примеров, когда конкуренция приобретает чрезвычайно острый характер. При этом используются самые изощренные методы, начиная от дискредитации продукции конкурентов до промышленного шпионажа. Организация, если хочет добиться успеха в современной конкурентной борьбе, прежде всего думает о нововведениях и эффективной деятельности.
Законы и государственные органы. Деятельность организаций регулируются различными законами, которые определяют ее взаимоотношения с государственными учреждениями, наемным персоналом, порядок уплаты налогов и т.п. Правовой статус самой организации уже определяет, как она может вести дела и какие налоги платить. Например, малое предприятие в период становления в первые два года имеет определенные налоговые льготы.
Но законодательство характеризуется и подвижностью, а иногда и неопределенностью. Наиболее ярко это мы можем проследить на примере с развитием малого бизнеса в Казахстане. Принятый в начале порядок обложения налогами МП был изменен и уравнен с другими. Однако прошло несколько лет, и вновь ввели льготный порядок налогообложения.
Организации обязаны соблюдать не только республиканские законы и решения местных маслихатов, но и требования различных органов государственного регулирования, в чьем ведении находятся такие вопросы, как соблюдение требований по охране окружающей среды, качество потребительских товаров, охрана труда и т.п. Нередко эти требования, исходящие от различных органов, могут вступать в определенные противоречия друг с другом.
И, наконец, свою регулирующую деятельность активизируют местные органы власти, которые в одних условиях своими постановлениями и решениями усиливают республиканские нормы, а в других случаях - еще больше усложняют и приводят иногда к существенным различиям по сравнению с республиканскими законами.
Факторы среды косвенного воздействия воздействуют на организацию не так заметно, как вышеописанные факторы прямого воздействия. Обычно они сложнее, более неопределенны, т.к. основаны на неполной информации. Среди факторов среды косвенного воздействия остановимся подробно на политических, экономических и социально-культурных факторах, технологии, а также взаимоотношениях с местными сообществами.
Политические факторы. Различные аспекты проводимой в стране политики должны быть приняты во внимание, когда речь идет об обеспечении успешной деятельности организации. Политическая стабильность или нестабильность, уровень социальной напряженности в стране, степень вмешательства государства в экономику и характер принимаемых мер с точки зрения благоприятствования для развития бизнеса, меры по приватизации или национализации секторов экономики, уровень развития демократизации общества и другие могут оказывать различное влияние на деятельность организации.
Состояние экономики должно быть оценено руководством организации, т.к. от того, находится ли экономика на подъеме или переживает глубокий спад производства, имеет ли место инфляция в различных формах, привлекательна или нет для инвестиций и т.д. в решающей степени зависят результаты деятельности организации.
Социальные факторы. Значение данного фактора трудно переоценить. Сложившийся в обществе стереотип взглядов на жизненные ценности и традиции, установки, место отдельных групп и личностей оказывают существенное влияние на способы ведения своих дел организациями. Например, дача взятки чиновникам в странах СНГ для продвижения своих дел организациями стала притчей во языцах. В некоторых постсоветских республиках все более на второй план отодвигаются жизненные ценности, связанные с приобретением знаний, достижением научных результатов, трудовыми успехами отдельных граждан. На первый план в системе жизненных ценностей стали выступать роскошь, материальное благополучие, связи и др. Влияние социокультурных факторов можно видеть и на желании определенной части населения сохранить и укрепить веками сложившиеся традиции и на изменении вкусов людей по отношению к одежде, питанию, своему поведению и др. Если организация хочет успешно функционировать, она должна анализировать характер воздействия социальных и культурных факторов, уметь уловить тенденции их изменения и обслуживать общество более эффективно, чем конкуренты.
Технология является не только слагаемым внутренней среды организации, но и существенным фактором внешней среды. Особенно в современный век научно-технической революции, когда темпы разработки и освоения нововведений становятся чрезвычайно высокими. Развитие микроэлектроники, биотехнологии вносят в производственную и общественную жизнь такие изменения, которые кардинальным образом меняют привычные представления об окружающем мире. Организации должны быть в состоянии быстро реагировать на новые разработки и сами предлагать новшества. Чтобы сохранить конкурентоспособность, организация должна впитать в себя все современные и доступные ей разработки, от этого зависит, в конечном счете, эффективность их деятельности.
Отношение с местным населением. В своей деятельности организации должны учитывать специфику складывающихся отношений с местным населением. Известно, что в разных регионах могут по-разному отнестись к возможности размещения на их территории одного и того же предприятия. Например, в относительно благополучных с точки зрения занятости регионах могут решительно воспротивиться строительству, допустим, химического завода или атомной электростанции. И совершенно другое отношение этот проект может вызвать в регионах, где местное население изнывает от безработицы, несмотря на потенциальный экологический урон, который сопряжен с реализацией данного проекта.
Построение хороших отношений с местным населением должно стать одной из первоочередных забот организации. Это может проявиться в самой различной форме - благотворительная деятельность, финансирование местного вуза, общеобразовательной школы, создание профессиональных училищ, готовящих кадры из среды местной молодежи и др.
Наконец, надо еще раз подчеркнуть, что описанные выше факторы влияют на организацию не изолированно, а зачастую комплексно, во взаимодействии друг с другом. Организация должна рассматриваться не как пассивный объект этого воздействия, она должна анализировать это влияние, адаптироваться к складывающейся ситуации и даже пытаться в свою очередь влиять на окружающую среду.
2.5. Социальная роль и этика менеджера
Во взаимоотношениях организации с окружающей средой важное значение имеет определение места, социальной роли и этики менеджера. Данный аспект взаимодействия становится предметом как теоретических исследований, так и на практике ему уделяется все большее внимание. Результаты исследований и практический опыт западного менеджмента во многом являются поучительными, особенно для нарождающихся бизнесменов- менеджеров в постсоветском пространстве. В какой степени бизнесмен- менеджер должен нести социальную ответственность перед обществом, перед работниками своей организации? Насколько этичны его поведение в отношении подчиненных, его поступки, совершаемые ежедневно в процессе производственной и иной деятельности? В условиях перехода к рыночным отношениям все эти вопросы оказываются далеко непраздными, и ответы на них определяют истинное социальное лицо менеджера. Рынок - это не просто место купли-продажи товаров, не "базар", а прежде всего особая логика, психология, этика, словом, значительный культурный слой. Для современного цивилизованного рынка характерными являются неписаные законы, правила игры и наличие таких моральных категорий, как благородство, надежность, порядочность, солидарность. Это не значит, что на рынке не орудуют отдельные личности, которые привносят дух наживы, стяжательства, неуважение к покупателю и конкурентам. К сожалению, последнее характерно для бизнесменов-менеджеров стран СНГ. Поэтому вопросы социальной ответственности и этики в бизнесе должны подниматься, обсуждаться как в повседневной практике, так и в процессе обучения, подготовки менеджерских кадров различного ранга, т.к. обществу не безразлично, какие нравственные принципы лежат в основе идеологии бизнеса. Постановка вопроса о социальной ответственности бизнесмена-менеджера начинается с тех времен, когда в начале века отдельные руководители бизнеса стали добровольно вкладывать большие средства в социальные программы. Можно назвать имена 3. Карнеги, Джона Рокфеллера, 3. Вуда, Г. Форда в С”А, Мамонтова, Морозова, Третьякова и других в России, сделавших крупные пожертвования в строительство библиотек, больниц, художественных галерей и другие социальные программы.
Следующим толчком к осознанию своей социальной роли западными бизнесменами послужило их тесное сотрудничество во время второй мировой войны и в период "холодной войны", когда существенно расширилось их участие в решении проблем социальной и государственной политики.
В ХХ веке происходит развитие профессионального менеджмента. Капиталист-собственник перестал быть необходимым для нормального функционирования производства. Сегодня лица, управляющие корпорациями, образуют новый, особый класс. В условиях современного капитализма отделение функции управления от функции владения собственностью стало фактом, и в свете этого очень важно выяснить мотивы, побуждающие к действию менеджера.
По мере развития производства профессиональный менеджер становится решающим фактором функционирования производства, и именно он, а не частный собственник, жаждущий прибыли, определяет сегодня функционирование экономики.
"Мы больше не говорим о "капитале" и "труде". Мы говорим о "менеджменте" и "труде", – пишет П. Дракер. - "Ответственность капитала" исчезла из нашего словаря, наряду с "правами капитала"; вместо этого мы слышим об "ответственности менеджмента'"'. В этой связи возникает вопрос, преследуют ли профессиональные менеджеры в своей деятельности иные цели, в корне отличные от целей собственников капитала.
Существует точка зрения, что для менеджеров прибыль уже не является стимулом их деятельности, поскольку они удовлетворяются вознаграждением за свой труд в виде заработной платы. Прибыль имеет значение только для акционеров, но менеджер в своей деятельности обязан считаться с интересами производства местных общественных организаций и даже с интересами всей нации в целом.
Доказывая, что стремление к прибыли перестало быть главенствующим стимулом "делового поведения", главным мотивом деятельности менеджера объявляются субъективные намерения, этические нормы и т.п.
Другая, противоположная точка зрения исходит из того, что мир бизнесменов и менеджеров - это мир погони за прибылью. Благополучие общества не является предметом заботы корпораций. Их забота – делать деньги, а не приятную музыку. Менеджер должен быть бизнесменом, преданным делу получения максимальной прибыли для своей компании. Ожесточенная конкурентная борьба, специфические приемы и методы бизнеса, основанного на погоне за максимальной прибылью, всевозможных махинациях, скрытом и открытом жульничестве и т.д., дают основание говорить о том, что бизнесу присущи свои моральные понятия и что стандарты добра и зла отличаются от традиций морали, превалирующих в нашем обществе.
Таким образом, существуют две точки зрения. Одна полагает, что организация - экономическая целостность, обязанная заботиться только об эффективном использовании своих ресурсов и извлечении максимальной прибыли. Другая - организация - это нечто большее, чем экономическая целостность. Внешнее окружение обязывает заниматься социальными интересами этих составляющих среды, и часть используемых ресурсов должна быть направлена по социальным каналам.
Социальная ответственность руководителя организации может быть выражена через определенный уровень добровольного отклика на социальные проблемы со стороны организации, в то время как юридическая ответственность означает следование конкретным законам и нормам госрегулирования. Надо отметить, что противопоставление экономической и социальной сторон деятельности организации не всегда оправдано. Можно привести множество примеров, когда социальная забота о рабочих, связанная с определенными издержками, окупается сторицей, ростом производительности труда и увеличением прибыли. Меры с увеличением дневной ставки заработной платы и сокращением продолжительности смены на заводах Форда тому яркий пример. Значительный опыт решения социальных задач был накоплен в своё время на советских предприятиях. Так как план был основным инструментом управления, то разрабатывался специальный раздел "План социального развития коллектива", который охватывал все стороны социальных отношений в коллективе. В условиях перехода к рыночным отношениям, к сожалению, постепенно теряется много положительного из накопленного опыта. В деятельности многих организаций- проблема выживания, что по существу означает, что прибыль предприятия стоит на первом месте, а проблемы социального характера, проблемы общества отодвинуты на самый задний план.
Наши бизнесмены-менеджеры весьма своеобразно понимают основные ценности рынка. По существу, переживается период становления и развития капитализма, который стал для западных стран далекой историей. Исследователи этики бизнеса в постсоветских республиках выделяют следующие характерные черты:
• фактически полное отсутствие привычки и традиции услужить, обслужить. Это наиболее очевидно проявляется у работников. Неслучайно при наборе в СП обязательным требованием к нанимаемым работникам со стороны западных партнеров являлось отсутствие опыта работы в государственной торговле, общественном питании, гостиничном хозяйстве;
• комплекс неполноценности, покорность, боязнь пойти "до конца", рискуя по-крупному. И вместе с тем - надежда на почти мгновенное, сказочное обогащение;
• рабская агрессивность, нетерпимость, психология жильца коммунальной квартиры;
• психология рантье, желание набить побыстрее "карманы" находит выражение в стремлении "вложить" деньги в предметы роскоши, драгоценности, недвижимость, а не инвестировать их в расширение дела;
• стремление к ограничению конкуренции, монополизму, опираясь на "блат" и "кумовство";
• психология "жлоба", стремление "урвать" только для себя. Когда два западных бизнесмена обсуждают деловое предложение, они стремятся совместно увеличить размер пирога, и тогда каждый получит больший кусок. У нас другая психология. Размер пирога определен заранее и задача - оттяпать себе кусок побольше;
• отсутствие имиджа делового человека, предпринимателя, что проявляется в стиле мышления, манере одеваться, вести себя.
Современный цивилизованный рынок Запада выработал свои нравственные ценности, этические нормы. Справедливо полагается, что рынок - это механизм превращения личного эгоистического интереса человека в общественное благо, и это отражается на всем поведении человека, определяет его нравственные нормьг.
• концепция служения обществу, которая характерна для многих известных фирм и которой привержены все работники от президента до наемного персонала. "Что хорошо для "Дженерал моторс" - хорошо для Америки", "Работать во имя лучшей жизни; лучшего мира для всех", "Вместе к успеху" и другие лозунги раскрывают смысл деятельности многих современных западных фирм;
• неуважение к деньгам, как это ни парадоксально и неправдоподобно звучит. Дело, настоящее, захватывающее целиком – вот главное богатство бизнесмена. Отсутствие культа денег делает предпринимателя раскрепощенным, дает возможность идти на разумный риск;
• постоянная неудовлетворенность достигнутым, чувство здорового честолюбия, постоянная нацеленность на успех, стремление к решению всй более сложных и масштабных задач;
• искренность, добросовестность, открытость. Быть честным всегда выгодно. На страже честной конкуренции стоит не только государство, но и многочисленные объединения предпринимателей по профессии - ассоциации, союзы, гильдии;
• гордость за свой бизнес независимо от области и масштабов. На западе отсутствует "престижный" бизнес. Любой бизнес, удовлетворяющий потребности покупателей и приносящий доход, престижен.
Рассматривая этические, нравственные нормы поведения, ценимые сегодня на Западе, отметим и следующие моменты:
• успехи в бизнесе не должны достигаться за счет разрушения окружающей среды;
• в распределении прибыли должны участвовать все те, кто участвовал и в ей создании;
• гуманизация труда и управления, формирование высокой трудовой морали у работников. Особенно интересен в этом отношении опыт японских фирм, где уделяется большое внимание формированию высокой трудовой морали. Считается, что трудовая мораль определяется двумя компонентами: желанием работать и чувством принадлежности к организации. Когда сотрудник испытывает только желание выполнять работу, всегда сохраняется вероятность того, что он будет искать для себя лучшее место и условия труда. В этом случае мораль может быть недостаточно высока. Но если обе составляющие морали достаточно высоки, то работники привержены своей фирме даже в том случае, если она переживает трудные времена. Их усилия, знания и творческий потенциал направляются на поиск путей преодоления кризиса и перестройки всей организации. Как полагают исследователи, конкурентные преимущества японских фирм основывжтся не просто на социокультурной традиции, т.е. на пассивных факторах, а на активном формировании у работников высокой трудовой морали и совершенствовании их квалификации. Во многих японских фирмах срабатывает какой-то внутренний импульс, делающий безответственное отношение к труду, производимому продукту и всей фирме этически неприемлемым.
Небезынтересно, что подъему трудовой морали способствует высокий уровень заработной платы, особенно по сравнению с фирмами-конкурентами. Однако признание фирмой субъективных достоинств работника ценятся им выше, чем повышение оклада.
Возвращаясь к сегодняшней действительности в Республике Казахстан и мерам по повышению этичности поведения наших бизнесменов-менеджеров, отметим некоторые условия формирования цивилизованной предпринимательской этики.
Прежде всего, это свобода - политическая и экономическая. Свобода является важнейшей предпосылкой нравственности. Она предполагает, что люди добровольно делают свой выбор, сознательно идут на ограничения, когда это целесообразно.
Стабильность, которая должна ощущаться в наличии сильной исполнительной власти, законодательства, средств политической борьбы.
Пропаганда - с помощью масс-медиа создание образа преуспевающего делового человека, обладающего высокими моральными принципами, осуждение коррупции, стяжательства, нечестной конкуренции.
Право - нормативное закрепление наиболее общих социально приемлемых стандартов поведения, регламентирующих деятельность предпринимателя. Пока не сформировались традиции, общие моральные ценности, роль правового регулирования особенно ответственна.
Ассоциирование - создание профессиональных объединений предпринимателей, которые должны стать беспристрастными арбитрами при оценке уровня нравственности в них членов и применять в случае нарушения групповой морали самые жесткие меры.